（综合办公室  亓雨丹）机关办公电话，既是对外联系的窗口，又是协调指挥的中枢，既关系着工作的运转，又代表着单位的形象。正确规范接打电话是机关办公室工作人员的必备技能，切忌以下四种情况：

一忌口大气粗。接打电话要时刻保持昂扬饱满的精神状态，用平和的语气、礼貌的语言促进良好的沟通，绝不能口大气粗、颐指气使。要注意使用一些常用的规范用语和礼貌用语。比如，在向对方表述时，可用“请问您怎么称呼”“您看方便讲得慢一点吗，我做一下记录”等表述。接打电话过程中不要用命令式的口吻，不要随意打断对方说话，更不要听到一半就匆忙下结论。

二忌含含糊糊。接听来电时注意力要高度集中，听清每一个词、记准每一个字，手边要提前备好纸、笔，完整准确记录信息，确保请示报告或转办时能清晰转达。去电时，要记录接听人的单位、姓名、联系方式，打好腹稿，对说什么、怎么说了然于胸，过程中要注意语气和语速，讲到重要事情时，将语速放慢，确保对方能听清。

三忌随意答复。接听电话的工作人员一定程度上是代表着单位，任何意见都会被对方认为是单位意见，因此整个沟通过程特别是答复对方问题时一定要慎重。对于自己不清楚、没有明确规定或者超越自身职权的问题千万不要擅自答复，如果对方提出一定要答复，也应在请示报告或核实清楚后再做答复，对短时间不能弄清楚的，可请对方留下联系方式，待弄清楚或报领导同意后再做答复。四忌办理延误。办公电话涉及事项往往有很强的时效性，必须雷厉风行、马上就办，不能耽搁在自己手里，办理完毕或取得阶段性进展后应及时反馈。对于找人的电话，可通知有关人员尽快回电或告知对方联系方式；对于咨询的电话，可在核实身份后告知业务部门或经办人联系方式。